Por Jack Payne, vicepresidente de Gestión de Productos y Consultoría de Soluciones de Aptean.

Las preocupaciones en torno a la competitividad de los precios, los costes variables de la materia prima combinados con los escasos márgenes de ganancia, la seguridad alimentaria junto con las cuestiones de rastreabilidad, las regulaciones gubernamentales y los gustos cambiantes de los consumidores son, sin duda alguna, temas habituales.

La mayoría de las empresas líderes ya habrán implantado una solución integrada de planificación de recursos empresariales (ERP) para hacer frente a dichos retos. Estos sistemas registran todas las actividades diarias que son fundamentales para la operación de la empresa y contienen abundante información que puede resultar beneficiosa para la toma de decisiones estratégicas y tácticas. Sin embargo, no todos los miembros de la empresa cuentan con la pericia y los conocimientos necesarios para extraer los datos y convertirlos en información valiosa. Si no se tiene acceso a la información, una toma de decisiones basada en los hechos puede resultar difícil, al introducir niveles innecesarios de interpretación, riesgo y especulación.

Brecha de datos Según una encuesta del sector realizada por Aberdeen Group, el 47 % de los fabricantes reconoce la necesidad de basarse más en los datos para mantenerse competitivo, y el 27 % de los participantes cree que su empresa cuenta con más datos de los que actualmente usa para realizar un análisis significativo. Los responsables de tomar decisiones a menudo exigen un acceso fácil a la información en el momento y el lugar en que la necesitan.

Existe casi el doble de probabilidad de que las empresas líderes hayan puesto en práctica métodos de detección visual para simplificar la toma de decisiones, y es tres veces más probable que hayan implantado funcionalidades analíticas para combinar, reconciliar y extraer los datos. Las soluciones de los sistemas de business intelligence y de búsqueda empresarial son dos formas de satisfacer esta necesidad crítica de información sobre la que se pueda actuar.

Revelar los datos para tomar decisiones mejor informadas

El business intelligence se define como la transformación de los datos brutos en indicadores claves de desempeño (KPI). Estos KPI, junto con cualquier información sobre tendencias que se perciba, se pueden usar para hacer posibles hallazgos efectivos. La información alimenta la toma de decisiones estratégicas y tácticas para mejorar el rendimiento general de la empresa.

Estas soluciones existen desde hace ya varios años y permiten a las empresas proporcionar informes dinámicos que presentan al usuario final exactamente lo que quiere, en el momento en que lo quiere. Es significativo que las empresas líderes sean un 90 % más propensas a implantar herramientas tales como los paneles de control de business intelligence para mejorar la toma de decisiones basada en los hechos.

No obstante, un sistema de business intelligence ofrece mucho más que simples informes, ya que permite a los usuarios la interacción activa con la información presentada. Un panel de control personalizado, cargado de visualizaciones intuitivas de los parámetros y los KPI, muestra una información valiosa. Esto ofrece la posibilidad de identificar las áreas de oportunidad.

Estos paneles de control se pueden adaptar con facilidad para que presenten los datos más apropiados para cada una de las partes interesadas, y todo de forma instantánea. Un sistema de business intelligence también aporta un alto nivel de uniformidad en la información para los departamentos administrativos y la junta directiva, ya que la información que observan todos es la misma. El resultado es una mejora de la comunicación, la dirección y la toma de decisiones.

Filtración de la información de interés

El sistema de búsqueda empresarial es una tecnología más reciente que complementa al de business intelligence. Los directivos, gerentes y otras partes interesadas tienen la posibilidad de encontrar fácilmente la información almacenada en el sistema ERP mediante un explorador y herramientas de búsqueda. El sistema se define como una tecnología que relaciona las consultas del usuario con muchos tipos distintos de información con el fin de identificar datos contextualizados que sean pertinentes. En el proceso, los usuarios pueden realizar análisis sencillos.

El sistema de búsqueda empresarial cataloga los datos de interés en el sistema ERP y permite al usuario encontrar la información sin la necesidad de ser un experto en los matices del software. Tanto los ejecutivos como los expertos en tecnología de la generación del nuevo milenio esperan una navegación más intuitiva, algo parecido a lo que encuentran al abrir su buscador favorito de Google. Se espera que, para el 2018, un 30 % o más de las búsquedas empresariales empiecen con este tipo de pregunta: ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿cómo?

Por ejemplo, alguien podría preguntar: ¿cuándo fue la última vez que cliente A realizó un pedido? O ¿cuál es el volumen de existencias disponible en el almacén de Bristol? Las respuestas apropiadas se proporcionan sin necesidad de que el usuario sea competente en el uso de la solución ERP, o incluso sin tener que iniciar sesión en el sistema. Los analistas del sector predicen que las búsquedas empresariales se convertirán con el tiempo en "motores de información" que aplicarán métodos de pertinencia para describir, descubrir, organizar y analizar los datos; lo cual permitirá proporcionar la información de forma proactiva o interactiva en un contexto de usuario y en los momentos oportunos para el negocio.

Encontrar la información adecuada en el momento adecuado

Extraer la información de un sistema ERP tradicional es muy parecido a hablar con un adolescente; hay que saber exactamente qué preguntar si se quiere obtener la información necesaria. Las soluciones de los sistemas de business intelligence y de búsqueda empresarial ayudan a extraer esos importantes datos del ERP y, después, permite presentarlos en un formato que resulte fácil de interpretar, potenciando así la toma de decisiones basada en los hechos.

La población activa de hoy en día está mucho más conectada que nunca, y es de esperar que la tendencia continúe, debido a que las nuevas generaciones consideran que su vida laboral y su vida personal están estrechamente interrelacionadas. Resulta prioritario que las herramientas de business intelligence y búsqueda empresarial estén accesibles en todo momento durante la jornada laboral, tanto en la oficina como fuera de ella. Con los medios de seguridad adecuados, también es necesario que estas herramientas estén accesibles desde los dispositivos móviles fuera de las horas normales de trabajo.

Un mejor uso de la información para la toma de decisiones permite a los líderes de la industria de la alimentación y bebidas exceder las expectativas corporativas hasta un 15 %. Eso, además de reducir los costes y mejorar la productividad. Todo ello convierte la información extraída de los datos en un potente aliado estratégico y táctico dentro de un sector en el que la competencia es intensa y los márgenes muy ajustados.