Explorar por categoría

Gestión y administración - Trabajo | 2017-10-24

Los 3 errores que matan la productividad

Entrepreneur | Por ningún motivo, salvo una verdadera urgencia, atiendas correos que no tienen que ver con tu trabajo…

A todos nos resulta muy desgastante física, mental y emocionalmente ese día en el que no pudimos realizar las acciones que estaban destinadas a lograr nuestros objetivos, es decir, no fuimos productivos.

Este desgaste se agrava en proporciones descomunales cuando no solo es un día en el que no pudimos ser productivos, sino que, la improductividad, se vuelve el común denominador de nuestra vida y nuestro desempeño laboral. Parece mentira, pero todo, absolutamente todo, se va contaminando poco a poco hasta llegar a un punto en el que estamos mal en varias de las áreas importantes de nuestra vida.

Por el contrario, ¿qué tal te sientes ese día que terminaste todo en tiempo y forma? Un sentimiento de satisfacción y orgullo me llena después de un día productivo.

Ahora imagínate si en lugar de acumular días improductivos, acumulas días productivos. ¿Tienes una idea del levantón que vas a tener? ¿Por qué?, porque tendrás una mente despejada, energía física y un bienestar emocional generalizado que te van a permitir estar con tranquilidad, en atención plena y en presencia total en todas tus actividades, proyectos, interacciones y relaciones, incluyendo, por supuesto, la relación contigo mismo.

La verdad es que somos totalmente conscientes de nuestra baja productividad, ya que si no la percibimos a nivel intelectual, sí que la percibimos en forma de constante insatisfacción, frustración, angustia y preocupación, y créeme, tener estas emociones día con día, va abriendo paso al desánimo y a la apatía.

No obstante que una buena productividad se refleja en muchas áreas de una empresa, aquí me voy a enfocar en el resultado que se deriva de llevar a cabo, en tiempo y forma, las acciones que se deben cumplir para lograr los objetivos establecidos. Hay muchos factores, tanto internos como externos, que obstaculizan, y en algunos casos, hasta impiden dicho logro, sin embargo, considero que en la cotidianidad, en nuestro quehacer diario, existen 3 errores garrafales que matan la productividad, y a continuación te los voy a compartir.

Establece reglas de uso de tu correo electrónico

Según un estudio de McKinsey, la mayoría de los ejecutivos dedican por lo menos el 30% de su día a atender el correo electrónico, lo cual significa la tercera parte del día dedicada a esta actividad. Efectivamente forma parte de tu trabajo, sin embargo, recuerda que es una “herramienta” de comunicación escrita, que tiene que hacerte más productivo, no menos. Los siguientes tips te pueden ayudar a atender el correo electrónico en forma más inteligente durante tus horas de trabajo:

Promueve con tu equipo de trabajo una campaña “antimailitis”, cuyas bases sean las siguientes:

Si lo que se va a tratar no puede ser comunicado en 5 líneas, entonces dicho asunto requiere una comunicación telefónica o presencial.

Pídeles que sean selectivos con los CC y CCO para no afectar innecesariamente el tiempo de los demás.

Que sea utilizado principalmente para enviar documentos adjuntos o para confirmar acuerdos.

Prohibir enviar mails a partir del viernes por la tarde hasta el lunes por la mañana.

Prohibido discutir o gestionar asuntos emocionales a través de esta herramienta.

Intercala con tus actividades diarias tiempos concretos de 12 minutos para revisar correos. Al terminar, cierra por completo el programa, hasta el próximo período de 12 minutos.

Por ningún motivo, salvo una verdadera urgencia, atiendas correos que no tienen que ver con tu trabajo, y utiliza el buscador para localizar mensajes concretos. Esto te ayudará a eliminar la tentación de detenerte en otros correos.

Organiza tus Actividades y Delimita Tiempos

Es muy importante que tengas una agenda planeada y con horario establecido todos los días. Esta planeación debe tomar en cuenta algo muy importante y que se convertirá en tu prioridad: agendar días y horario específico para trabajar lo que “no” puedes dejar de hacer para seguir avanzando en el cumplimiento de los objetivos. Estas prioridades las tendrás que cumplir sí o sí, aunque se queden pendientes algunas otras actividades.

Yo te sugiero que respetes, si es necesario con cronómetro, los tiempos que has establecido para que puedas cumplir con lo que planeaste, porque es facilísimo perder de vista el tiempo e irte atrasando, requiere de disciplina y enfoque.

En las actividades en las que estén implicadas otras personas, es buena práctica que les hagas saber del tiempo que tienes destinado para esa actividad y una vez que saben cuánto tiempo tienen, definan en conjuntos cuál es el resultado al que deben haber llegado al finalizar la actividad. Tal vez al principio será necesario que los enseñes a enfocarse y a ser efectivos, pero con la práctica, la gente sabrá que interactuar contigo, requiere, por un lado respetar los horarios, y por otro, enfoque y efectividad.

Aprende a decir "No"

Hay mucha literatura referente a la asertividad en donde se aborda este tema de aprender a decir “no” y que te puede ayudar. Sin embargo hoy sabemos la importancia de mantener un liderazgo colaborativo para lograr compromiso y cumplimiento, es por eso que muchas veces tratamos de atender todo y a todos para que se sientan escuchados y que sepan que nos importan sus ideas y su persona.

Hay mucha literatura referente a la asertividad en donde se aborda este tema de aprender a decir “no” y que te puede ayudar. Sin embargo hoy sabemos la importancia de mantener un liderazgo colaborativo para lograr compromiso y cumplimiento, es por eso que muchas veces tratamos de atender todo y a todos para que se sientan escuchados y que sepan que nos importan sus ideas y su persona.

No debemos confundir ser colaborativo con estar a disposición indiscriminada. Con una buena comunicación por nuestra parte, el equipo o nuestros colaboradores, podrán comprender que es necesario que nosotros, como sus líderes, estemos enfocados y seamos eficaces y productivos para que ellos también lo sean y todos puedan lograr los objetivos.

A mí, me ha funcionado sensibilizarlos a este respecto, y aprender a identificar 3 cosas principalmente:

Si es algo realmente urgente de abordar en ese momento, de no ser así, lo revisamos en nuestras reuniones semanales 1 a 1.

Reconocer si es un asunto al que sólo yo le puedo dar solución. Si alguien más puede ejecutarlo se delega la responsabilidad, siempre asegurándome de que la persona sepa que estoy atenta de la solución que se dio y del seguimiento.

Definir y dar conocer horarios específicos para llevar a cabo el trabajo colaborativo, en donde mi puerta siempre estará abierta para quien lo necesite y horarios en donde trabajo a puerta cerrada y nadie puede interrumpir (solo un cliente).

Evitar los 3 errores que acabamos de ver, puede hacer una gran diferencia para incrementar tu productividad, la de tus equipos y empresa, además de que sin darte cuenta, estarás contribuyendo en gran medida a incrementar tu bienestar emocional, el de tus colaboradores, y, créeme, hasta el de tu familia.

Hasta la próxima.


Trabajo | 2018-06-01

Se buscan trabajadores con habilidades digitales

BID | La tecnología está transformando rápidamente el modo en que trabajamos. Ya no necesitamos un teléfono para comunicarnos, ni tenemos que guardar archivos en un USB.


Trabajo | 2018-05-11

Los problemas del desempleo brillan por su ausencia en el panorama electoral

Universidad Nacional de Colombia | El cambio en la estructura laboral del país, la heterogeneidad regional de las estructuras productivas y la desconexión del mercado laboral con la educación son algunos de los problemas que deberá afrontar el futuro presidente de la República. Sin embargo no aparecen en la agenda de los candidatos.


Trabajo | 2018-05-11

¿Cómo vemos el futuro del trabajo en América Latina y el Caribe?

Foro Económico Mundial | El “futuro del trabajo” inundó nuestras redes sociales y fue uno de los términos más buscados por los usuarios de Google en América Latina y el Caribe en 2017. Todos comenzamos a hablar de los peligros de la automatización, de la inteligencia artificial y de cómo los avances tecnológicos podrían eliminar un porcentaje importante de los empleos que conocemos en la actualidad. Por eso hoy, los gobiernos también se están empezando a hacer la siguiente pregunta: ¿cómo podemos preparar a nuestros países para un futuro incierto de profundos cambios en el mercado laboral?


Gestión y administración - Trabajo | 2018-04-03

Claves para impulsar el compromiso de los empleados

Entrepreneur | La falta de vinculación y de reconocimiento laboral son las causas más comunes por las cuales las empresas terminan perdiendo a sus colaboradores.


Gestión y administración - Trabajo | 2018-03-27

Nueva norma para empleados por prestación de servicios hará personas más comprometidas...

BDO | Si prospera la disposición para que los trabajadores con contratos por prestación de serviciosdejen de pagar sus aportes a la seguridad social de manera anticipada, con seguridadmejorará la situación para los más de 800.000 colombianos que laboran bajo esta modalidad.


Agricultura, agroforestería y zootecnia - Medio ambiente - Trabajo | 2018-03-20

T-20: Cambio climático, empleo y agricultura sustentable

BID | Se realizó en Buenos Aires la cumbre del T-20, que convocó a investigadores y especialistas de distintos países para debatir la agenda del G-20 para este año.


Siganos en redes sociales

Empresas Destacadas

Destacados

Explorar noticias por categoría


Noticias más leídas


Tecnología de la información (equipos) | 2018-05-25

5 cosas que hay que saber para llevar el Centro de Datos

CommScope | A medida que el número de dispositivos conectados a la red incrementa, y los usuarios demandan mayores velocidades de transmisión de datos, los administradores han tenido que adaptarse y migrar sus Centros de Datos a velocidades de hasta 100Gbps y 400Gbps.


Educación a distancia | 2018-05-28

Enseñar a pensar es la clave

El Diario De la educación | Todo lo que pasa en el mundo no puede ser ajeno a la escuela. La escuela está en el mundo y es el mundo. No tiene sentido estudiar qué pasa en la Roma del siglo primero y pasar por alto los naufragios de miles de personas que mueren mientras intentan llegar a Europa, o hacer oídos sordos al desahucio de los vecinos de la casa de al lado.


Gestión y administración - Ingeniería civil | 2015-02-24

¡Cuide su instalación eléctrica! Recomendaciones esenciales para tener una “Casa Segura”

International Copper | “Por un 2015 con seguridad eléctrica para los hogares colombianos”.


Agricultura, agroforestería y zootecnia - Ciencias aplicadas e interdisciplinarias - Industria de alimentos | 2016-10-05

Primera cosecha de papas criollas más nutritivas en Cundinamarca

Agencia de Noticias UN | En la vereda Pasquilla, de Ciudad Bolívar, se dio la primera cosecha de papas criollas más nutritivas en el departamento, gracias a un trabajo conjunto entre la Universidad Nacional de Colombia (U.N.) y los agricultores de la zona.



Entidades con suscripción institucional